Si estamos organizando un evento de cualquier tipo debemos tener claro desde el primer momento que es fundamental la planificación. De una buena organización dependerá el éxito o el fracaso de nuestro evento. Una buena Agencia de Comunicación debe siempre tener en cuenta los aspectos que mencionaremos a continuación:
En primer lugar se deben definir los objetivos de nuestro evento. Si se trata de un evento corporativo interno, de un evento para distribuidores, de un encuentro con clientes, de un evento promocional para el público, de una convocatoria de prensa, etc. Porque los destinatarios del evento definirán las necesidades del mismo.
Una vez hayamos decidido qué queremos lograr con nuestro evento deberemos precisar cuáles serán nuestras necesidades. Lugar, fecha, horario, mensajes, necesidades técnicas, catering, seguridad, decoración, etc. Son muchísimos los factores a tener en cuenta en la organización de un evento.
Si no tenemos claro cómo adaptar estos aspectos a tus objetivos o no cuentas con miembros de tu equipo que puedan encargarse de la tarea, lo más recomendable es que acudas a una agencia de comunicación especializada en la que puedas delegar completamente. Las agencias de comunicación cuentan con su propia red de proveedores y aunque puedas pensar que su contratación encarecerá el coste total del evento, lo normal es que por su volumen de contratación cuenten con mejores tarifas que las que se le ofrecen a un cliente particular.
De esta forma, dentro del coste total del evento, pueden suponer un ahorro. Además, no conviene escatimar a la hora de conseguir nuestros objetivos. Por ejemplo, un evento de lanzamiento de una marca ante los medios o ante el público final es su carta de presentación. Si las cosas salen mal, puede ser nefasto para su reputación. No habrá vuelta atrás.
Pero lo subcontrates o no, hay una serie de puntos clave a tener en cuenta en la organización de un evento de marca:
1.- Creatividad: todos apreciamos la originalidad. Queremos que nos sorprendan. En agendas cada día más repletas, si queremos destacar, nuestro evento debe ser memorable. Es importante tratar de crear una experiencia para el asistente.
2.- Demuestra que conoces al público al que te diriges. Y haz el esfuerzo de adaptar tus mensajes al perfil de los asistentes. Los contenidos del evento deben estar orientados a los objetivos que te has marcado. Y adecuados a quienes lo van a recibir.
3.- Presta mucha atención a los detalles. No te dejes deslumbrar por unas imágenes de un espacio espectacular. Hay muchas cosas a tener en cuenta: tiene fácil acceso, está bien comunicado, hay aparcamiento, hay suficiente espacio para el número de asistentes, cuenta con medidas de seguridad, tiene una buena red Wi-Fi, tiene buena acústica, etc.
4.- Saca partido a los contenidos que se puedan generar durante el evento: Haz fotos profesionales, graba vídeos, etc.
5.- Aprovecha estos contenidos para fines promocionales a través de la red. Se podrán colgar en la web de la empresa. Así como en sus perfiles de redes sociales, incluirlos en la newsletter, enviarlos a personas que no han podido asistir al evento, etc.
6.- Basándote en los objetivos planteados para el evento, establece metas concretas o métodos para medir el éxito y el retorno de la inversión realizada.
7.- Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, delega. Contrata a una agencia de comunicación cualificada con experiencia y éxitos demostrables. Si no tendrás que asumir internamente todas estas tareas y decisiones. Y aunque pueda resultar más económico, puede tener graves consecuencias.
En el caso de optar por la contratación de una agencia externa, es fundamental ofrecerles el mejor briefing para que puedan entender perfectamente nuestras necesidades y ajustarlas a nuestras metas. En otro post os explicaremos puntos a tener en cuenta para la elaboración de un buen briefing para un evento.